Lo que cuesta de verdad llevar los partes en papel

Un talonario de partes cuesta cuatro euros. Por eso nadie ha mirado nunca lo que cuesta usarlo.

El coste del papel no está en el papel. Está repartido en sitios donde ninguna contabilidad lo va a juntar: dentro de una nómina de oficina que se paga igual haya diez partes o ciento veinte, dentro de horas de operario que ya están pagadas, y sobre todo dentro de facturas que no llegaron a existir. Una factura que no se emite no aparece en ninguna cuenta. No es un gasto: es un ingreso que no nació.

Este artículo no va de que el papel esté mal. Va de echar una cuenta que casi nadie ha echado, con seis conceptos y una forma sencilla de estimar cada uno. Todas las cifras que aparecen en los ejemplos son supuestos ilustrativos, no datos del sector ni mediciones de nadie: las que valen son las de cada empresa.

Lo que el papel hace bien, y conviene no olvidarlo

Conviene decirlo antes de sacar la calculadora, porque si no la cuenta sale tramposa.

El papel no necesita batería. No necesita cobertura, y hay obras enteras en sótano o en estructura donde eso decide. No se actualiza a mitad de jornada ni se queda cargando. Lo sabe usar cualquiera el primer día, sin explicar nada, y firmar en una hoja es un gesto que nadie tiene que aprender. En una empresa con rotación de personal y con operarios de perfiles muy distintos, eso no es un detalle menor.

Una empresa que lleva veinte años funcionando con partes en papel no lo hace por inercia: lo hace porque funciona. La pregunta no es si funciona. La pregunta es cuánto cuesta que funcione.

Por qué este coste no aparece en ninguna contabilidad

Tres motivos, y los tres son estructurales.

Está dentro de sueldos que se pagan igual. Las horas que la oficina dedica a transcribir partes no se facturan a nadie ni figuran como una partida. Están dentro de una nómina que sale el mismo día del mes con independencia de en qué se hayan invertido esas horas.

Está dentro de horas ya pagadas. Una espera de dos horas en obra se le paga al operario esté apuntada o no. Si está apuntada, puede reclamarse; si no lo está, simplemente se asume.

Y lo más grande no deja rastro. Un trabajo que no llega a facturarse no genera ningún apunte. No hay línea, no hay documento, no hay nada que revisar a fin de año. Es la parte más cara del papel y es, exactamente, la única que resulta invisible.

Por eso el coste nunca se concentra en un evento que obligue a mirarlo. Se reparte en doce meses, en gotas pequeñas, y cada gota por separado parece asumible.

Lo que viene ahora son seis conceptos. De cada uno: por qué ocurre, cómo se estima con datos que la empresa ya tiene, y qué lo evita.

1. Las horas de oficina que se van en transcribir

Por qué ocurre. El dato se escribe dos veces: una en obra, a bolígrafo, y otra en la oficina para convertirlo en certificación. Y buena parte de esa segunda vez no es teclear, es descifrar letras distintas, cantidades sin unidad y descripciones que dicen «reparación varios».

Cómo estimarlo. No hace falta suponer nada: basta con cronometrar unos cuantos partes reales, desde que la hoja llega a la mesa hasta que la línea está en la certificación.

horas al mes = partes al mes × minutos por parte ÷ 60
coste al mes = horas al mes × coste por hora de oficina

Pon tus números. Si la empresa emite 120 partes al mes, cada uno se lleva 15 minutos y la hora de oficina cuesta 22 €, salen 30 horas y 660 € al mes. Insistimos en que esas tres entradas son un supuesto para enseñar la mecánica, no un dato de nada. El coste por hora conviene calcularlo con lo que esa persona le cuesta a la empresa, no con lo que cobra en neto.

Qué lo evita. Que el dato se capture una sola vez y en un formato que después se sume sin volver a teclearlo. Y que el parte no pueda cerrarse a medias: el tiempo de oficina no se va en procesar partes buenos, se va en perseguir partes incompletos.

2. Los partes que llegan tarde y los que no llegan

Por qué ocurre. La hoja tiene que viajar desde la obra hasta una mesa, y en ese trayecto hay una furgoneta, una carpeta y varios días. Conviene separar dos casos que en la oficina parecen el mismo: el que llega tarde se puede facturar, pero se discute más, porque a las tres semanas nadie sostiene el detalle de aquella jornada; el que no llega no se factura, y el caso peor es el de final de obra, cuando aparece con la obra ya cerrada y no hay dónde meterlo. Hay además una variante que no es de trayecto sino de firma: el parte que llega sin la conformidad del jefe de obra tampoco entra en la certificación del mes, y es un problema distinto con sus propias salidas.

Cómo estimarlo. Con un recuento manual de un mes: los partes que salen de obra —si el talonario está numerado, es leer dos números— contra los que acaban en una línea de certificación.

importe al mes = partes al mes × % que se queda sin facturar × valor medio de un parte

Siguiendo con el supuesto anterior: 120 partes al mes, un 3 % que no acaba facturado y un valor medio de 200 € por parte dan 3,6 partes y 720 € al mes. De nuevo, cifras puestas a mano para enseñar la operación.

Ese porcentaje es la cifra más incómoda del artículo, porque casi ninguna empresa la tiene. Y si nadie puede decir cuántos partes se emitieron el mes pasado, esa ya es parte de la respuesta.

Qué lo evita. Numerar los partes, para decir «falta el 214» en vez de intuir que falta algo. Y que el parte no tenga que viajar: si sale de la obra ya enviado, no hay trayecto en el que perderse.

3. Los extras que se ejecutan y no se reclaman

Por qué ocurre. Los extras se piden de palabra y en marcha: se ejecutan, y se anota mentalmente que luego se pasan. Cuando ese luego llega, la conversación ya no va de qué se hizo, va de quién lo autorizó, y del otro lado tampoco hay nada escrito. El que peor sobrevive es el extra pequeño, el de media hora que no parece justificar el trámite; en obras largas, esas medias horas se acumulan.

Cómo estimarlo. Repasando el último mes ya cerrado: se listan los trabajos ejecutados fuera de presupuesto y se marcan los que acabaron en una línea facturada. Lo que queda sin marcar, multiplicado por su importe, es la cuenta. Si nadie puede reconstruir la lista, eso también es un resultado: los extras solo existen mientras alguien se acuerda de ellos.

Qué lo evita. Que el extra quede marcado en el parte del día en que se ejecuta, separado de lo presupuestado y con la conformidad de quien lo pidió al lado. Es uno de los campos que casi ninguna plantilla trae, junto con el resto de lo que debe llevar un parte de trabajo.

4. Las esperas y los tajos parados que nadie apuntó

Por qué ocurre. El tajo no estaba libre, el cuadro no estaba alimentado, dos horas esperando a que otro gremio desaloje la zona. Son horas que se le pagan al operario igual, y que no se escriben porque el apartado de incidencias o no existe o se deja en blanco por costumbre. Una espera que no está escrita el día que ocurre es, al mes siguiente, una versión frente a otra versión.

Cómo estimarlo. Son dos cifras y conviene no mezclarlas:

• Lo que ya se pagó: horas paradas × coste por hora del operario. Ese dinero salió pase lo que pase.
• Lo que se pudo reclamar: las horas reclamables según el contrato de esa obra, valoradas a lo que la empresa factura por hora. Esta entra en el saco de facturación perdida del punto 2, así que se suma allí y no dos veces.

Para tener el dato basta con pedir durante un mes que las esperas se anoten con hora de inicio y de fin, no como «hubo esperas».

Qué lo evita. Un apartado fijo de incidencias y esperas en el propio parte, rellenado el mismo día y con horas concretas. Si el hueco está, se usa; si hay que escribirlo al margen, no se escribe.

5. El tiempo de reclamar y de reconstruir

Por qué ocurre. Cuando falta un parte o falta un dato, alguien tiene que ir a buscarlo: llamar al operario que está en otra obra, mirar en la furgoneta, buscar una foto en un grupo de WhatsApp con seiscientos mensajes. Y lo que sale de esa reconstrucción es peor que el original: se recuperan las horas principales y se pierden justo los detalles que valen dinero.

Cómo estimarlo. Con la misma forma de cuenta que el punto 1, porque es el mismo cajón:

horas al mes = partes que obligaron a reclamar × minutos por reclamación ÷ 60
coste al mes = horas al mes × coste por hora de oficina

Con el supuesto que venimos usando: si 15 de esos 120 partes obligan a una llamada de 20 minutos, son 5 horas y 110 € al mes. Lo práctico es sumar esos minutos a los del punto 1 y trabajar con un único número de minutos de gestión por parte, que es como acaba mirándose de todas formas.

Qué lo evita. Que la oficina vea el mismo día lo que falta. Un parte incompleto detectado el martes se arregla con una llamada; descubierto en el cierre de mes ya es una reconstrucción.

6. Lo que cuesta un parte que se discute frente a uno que se acepta a la primera

Por qué ocurre. Un parte que se acepta a la primera cuesta lo que ha costado emitirlo. Uno que se discute abre un expediente: correos, revisión, a veces una reunión, y con frecuencia un acuerdo por debajo de lo presentado. Y lo que se discute casi nunca es la firma, sino lo que hay escrito encima. Quién tiene que dar la conformidad está claro, y de eso va quién firma un parte de trabajo; el problema aparece cuando la firma está y el contenido no se sostiene.

Cómo estimarlo. También son dos cifras:

• El tiempo: partes discutidos al mes × minutos que se llevan, contando los de las dos personas que discuten, ÷ 60 × coste por hora. Es el cajón de gestión otra vez.
• El importe cedido: en las últimas certificaciones, la diferencia entre lo presentado y lo aprobado, quedándose solo con la parte que venía de un parte flojo y no de un error de precio o de una discrepancia de contrato.

Esa segunda cifra suele ser la sorpresa, porque se asume como parte del juego.

Qué lo evita. Un parte completo, cerrado el mismo día, con fotos del trabajo terminado y en un formato que después no se pueda modificar por detrás. Si la duda es qué valor tiene ese documento frente a una reclamación, esa pregunta es para tu asesor o tu abogado, no para un artículo.

Cómo se juntan las seis cuentas

Los seis conceptos parecen seis cuentas independientes y no lo son. Caen en dos cajones.

Cajón 1: tiempo. Los puntos 1 y 5, y el tiempo del punto 6. Todo eso se resume en una sola cifra, los minutos de gestión por parte, y se convierte en dinero así:

horas al mes = partes al mes × minutos de gestión ÷ 60
coste al mes = horas al mes × coste por hora de oficina

Cajón 2: facturación que no llega a nacer. El punto 2, el 3, la parte reclamable del 4 y el importe cedido del 6. Todo eso se resume en un porcentaje de partes que se quedan sin facturar:

importe al mes = partes al mes × % sin facturar × valor medio de un parte

Con el supuesto que se ha ido usando en el artículo —y que conviene repetir una vez más que es inventado para el ejemplo—: 120 partes al mes, 18 minutos de gestión por parte y 22 € la hora de oficina dan 36 horas y 792 € al mes. Un 4 % sin facturar sobre un valor medio de 200 € da 960 € al mes. Sumado, algo menos de 1.800 € mensuales.

Dos advertencias sobre ese número, porque sin ellas engaña.

La primera: si las entradas son estimaciones de despacho, la salida también lo es. Lo único que convierte esta cuenta en algo útil es medir de verdad un mes: cronometrar unos partes y hacer el recuento de emitidos contra facturados. Son dos tardes, y se hacen una sola vez.

La segunda, más importante: ningún cambio de sistema lleva ninguno de los dos cajones a cero. Siempre habrá gestión que hacer y siempre habrá partes que se caigan. La cuenta no sirve para prometer un ahorro, sirve para saber el tamaño de lo que se está mirando. Puede perfectamente salir pequeño, y entonces la respuesta correcta es seguir con el papel.

Qué se puede hacer sin cambiar de sistema

Cuatro medidas que funcionan también con talonario, y que se pueden probar la semana que viene:

• Numerar los partes de forma correlativa. Es lo que permite detectar que falta uno antes del cierre de mes.
• Cerrar el parte el mismo día, en obra. Un parte rellenado al día siguiente ya es una reconstrucción de memoria, y pierde justo lo que vale dinero.
• Añadir dos huecos fijos a la plantilla: uno para esperas e incidencias con hora de inicio y fin, y otro para trabajos fuera de presupuesto con el nombre de quien los pidió.
• Hacer una foto del parte firmado antes de que salga de la obra. No sustituye al original, pero evita que el contenido dependa de que la hoja llegue.

Ninguna de las cuatro cuesta dinero. Las cuatro atacan directamente al cajón 2, que es el caro.

Cómo lo plantea Werqo

Werqo trabaja sobre esos dos cajones y no sobre el papel en abstracto. El operario rellena el parte en el móvil en la propia obra, con los campos obligatorios que impiden cerrarlo a medias, y el jefe de obra de la constructora firma allí mismo con el dedo en esa pantalla; después firma el encargado del gremio. El parte sale enviado en ese momento, así que no hay trayecto físico en el que perderse ni transcripción posterior en la oficina, y queda sellado para que no se pueda modificar por detrás. Lo que la oficina ve es lo que falta, el mismo día que falta, en vez de a fin de mes.

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¿Quieres poner tus propios números en esta cuenta? La calculadora de ahorro pregunta exactamente por lo que se ha ido usando en el artículo: partes al mes, valor medio del parte, porcentaje que se queda sin facturar, minutos de gestión y coste por hora de oficina. Da una estimación, no una promesa, y sirve igual aunque no se cambie nada. Werqo está buscando sus primeras empresas, con condiciones especiales de lanzamiento: si después de echar la cuenta quieres ver cómo quedaría el circuito en tus obras, escríbenos.