Firmar el parte de trabajo sin estar en la obra

El tajo está terminado, el parte está relleno y el jefe de obra de la constructora ya ha firmado. Lo único que falta es la firma del encargado. Y el encargado está a veinte kilómetros, en otra obra, cerrando su propia jornada.

A partir de ahí el parte se queda quieto. No por un conflicto: por un problema de agenda. Y lo que viene después suele ser lo mismo, el parte espera, se junta con otros y acaba firmándose tarde y deprisa. Lo que sigue va de qué mira de verdad quien firma un trabajo que no ha visto ejecutar, y de qué tiene que cumplir una firma en diferido para seguir valiendo algo.

El encargado que no puede estar en todas las obras

Es aritmética. Un encargado que lleva tres o cuatro obras a la vez no puede estar en las tres o cuatro a las seis de la tarde, que es cuando cierran los tajos. Puede estar en una. En las demás, el parte se cierra sin él.

No es un fallo de organización que se arregle apretando a nadie: es la consecuencia de tener una figura de supervisión repartida entre varias obras. Cuanto más crece la empresa, más jornadas se cierran sin que el encargado esté delante.

Conviene dejar claro desde el principio de qué firma se está hablando, porque las dos del parte no juegan el mismo papel. La firma del jefe de obra de la constructora se toma en la obra y en el momento, con el trabajo recién hecho delante, y no es la que se difiere nunca: es la que permite certificar y la que no se recupera si esa persona se marcha. Lo que sí se puede diferir es la firma del encargado del propio gremio. Quién firma qué, y por qué el orden importa, está en quién firma un parte de trabajo en una obra; y qué hacer el día que la que falta es la de la constructora, en el jefe de obra no te firma el parte.

Y otra cosa antes de seguir: diferir es el plan B. Si el encargado está en la obra al cerrarse el parte, firma allí mismo y se acabó. El problema que se resuelve aquí es el de los días en que no está.

Qué le pasa al parte mientras espera esa firma

El parte se queda en tierra de nadie

Un parte pendiente de la firma interna no está terminado, pero tampoco está en curso. El operario ya ha hecho lo suyo y lo da por cerrado. La oficina no lo tiene. El encargado no sabe necesariamente que existe.

Ese estado intermedio no aparece en ningún sitio salvo que alguien lo esté contando. Y lo que no se ve, no se reclama: el parte reaparece cuando alguien cuadra la certificación y nota que faltan jornadas.

Se acumulan y se firman en bloque

Si los partes se paran uno a uno, es fácil que acaben moviéndose todos juntos. La semana se cierra, aparecen doce o quince partes esperando y se firman de una sentada.

Una firma en bloque no es una revisión. Es un trámite con forma de revisión, y ahí está el daño: la firma del encargado existe precisamente para que alguien con criterio mire ese parte antes de que se convierta en factura. Cuando se estampa sobre un montón, deja de proteger a nadie y solo añade un garabato al pie. Peor todavía: da tranquilidad. La empresa cree que hay un filtro, y no lo hay.

El que revisa no vio la jornada, y cada día que pasa la ve peor

El encargado revisa algo que no presenció. Eso es asumible el mismo día, cuando todavía sabe qué equipo estaba en ese tajo, qué se había previsto y qué pidió el jefe de obra el martes.

Diez días después ya no. No es que se le olvide el parte: es que se le ha borrado el contexto con el que debía juzgarlo. Sin ese contexto, lo único que puede hacer es comprobar que el papel está bien relleno, que es justo lo que no hace falta que compruebe un encargado. En obras con varios tajos abiertos a la vez, el desgaste es más rápido todavía, porque las jornadas se le mezclan entre sí.

Qué mira un encargado cuando firma un parte que no ha visto ejecutar

Aquí no se trata de repasar si están todos los campos. Lo que tiene que llevar escrito el parte está en qué debe llevar un parte de trabajo, y eso es condición previa: si el parte llega mal relleno, no hay revisión posible, hay reconstrucción.

Lo que aporta el encargado es otra cosa, y son cinco preguntas:

• ¿Las horas cuadran con lo que estaba previsto para ese tajo ese día? No con lo que cuesta la jornada, sino con lo que se esperaba avanzar. Tres personas y una jornada entera en un trabajo que se había planteado de media mañana no significa que esté mal: significa que hay que preguntar.
• ¿Lo que aparece como extra lleva el nombre de quien lo pidió? Un extra sin nombre y sin fecha es un extra que se discutirá en la certificación. El encargado suele ser el único que puede saber si esa petición existió y de quién salió.
• ¿El trabajo descrito encaja con la fase en la que está la obra? Si el parte habla de rematar algo que todavía no se ha podido empezar porque falta el gremio anterior, hay un error de fecha, de zona o de concepto.
• ¿Hay algo que él sabe y el operario no? Un cambio de alcance acordado en la visita del jueves, una partida que la constructora ya ha dicho que no asume, una decisión que no llegó al tajo. Esta es la aportación que no puede hacer nadie más.
• ¿Qué se ve en las fotos? Para quien no estuvo, las fotos son lo único que permite contrastar el texto con la realidad. Si el parte dice una cosa y la foto enseña otra, la discrepancia sale ahí o no sale.

La conclusión del bloque importa más que la lista: el encargado no revisa para corregir, revisa para dar por bueno. Son dos cosas distintas. Corregir es reescribir lo que declaró el que estuvo allí; dar por bueno es decidir si eso sale de la empresa o no sale. Confundirlas es lo que acaba convirtiendo la firma en un sello.

Firmar después no es firmar a ciegas

Diferir una firma es legítimo. Lo que no es legítimo es que entre la firma de obra y la del encargado el documento pueda haber cambiado.

Porque una firma no vale por el gesto, vale por lo que hay debajo. Si el contenido puede editarse mientras espera, esa segunda firma no dice «doy por bueno esto»: dice «doy por bueno lo que hubiera en el documento en algún momento». Y a la primera discusión, cuando la constructora saque su copia y no coincida con la del gremio, el problema no es quién tiene razón: es que ya no hay forma de saber cuál de las dos versiones se firmó en obra.

Por eso la pregunta correcta no es «¿se puede firmar a distancia?». Se puede, con cualquier gestor de documentos. La pregunta es si lo que se firma después es demostrablemente lo mismo que se firmó en obra. Sin eso, diferir la firma es cómodo y no sirve para nada.

Qué tiene que garantizar un circuito de firma en diferido

Da igual con qué herramienta se monte. Estos son los criterios:

• Que el encargado vea exactamente lo mismo que se firmó en obra, fotos incluidas, y que eso se pueda comprobar. El documento se cierra cuando firma la constructora y desde ahí no se toca: ni horas, ni material, ni fotos. Es la idea del precinto de toda la vida, que no impide que alguien lo intente pero permite ver si se ha roto.
• Que sepa quién firmó antes que él y cuándo. Nombre y hora, no un garabato suelto. Y que en el documento final quede indicado que la segunda firma se recogió más tarde, en vez de disimularlo: esconderlo no lo hace más sólido, lo hace más fácil de discutir.
• Que no pueda retocar el contenido. O lo da por bueno, o lo devuelve con un motivo. Si se le deja editar, se rompe lo anterior. Qué pasa entonces con la firma que ya había dado la constructora depende del circuito: lo razonable es que un parte devuelto se rehaga desde cero y se vuelva a firmar en obra, no que se maquille el que ya existía. Las discrepancias se anotan aparte, como está explicado en el jefe de obra no te firma el parte.
• Que se vea qué partes esperan su firma y desde cuándo. Ojo, que esta es una cola distinta de la de los partes sin la conformidad de la constructora. Se parecen en la pantalla y no se parecen en nada más: una se resuelve con gente de casa, la otra depende de alguien de fuera. Mezclarlas hace que la urgente se pierda entre la que no lo es.
• Que la espera tenga un plazo y avisos. Un parte a la espera de firma interna tiene que caducar antes de la fecha de corte de esa obra —el corte y su calendario están en parte de trabajo y certificación mensual— y alguien tiene que enterarse antes de que llegue. Si el aviso llega cuando la obra ya está cerrada, llega para lo que ya no tiene arreglo.

Y una aclaración, porque en cuanto se habla de firmas la conversación se va sola: esto es cómo se organiza el trabajo, no qué valor jurídico tiene cada firma. Si la duda es esa, es para el asesor o el abogado.

Cómo organizarlo aunque se siga trabajando en papel

El talonario no impide montar un circuito decente. Impide automatizarlo, que no es lo mismo.

• Fijar un plazo máximo para la segunda firma, contado hacia atrás desde el corte de cada obra. Cuál sea ese plazo importa menos que el hecho de que exista, esté escrito y todo el mundo lo sepa.
• Decidir quién firma si el encargado no llega, y decidirlo antes de que pase. El día que hace falta un sustituto ya no es momento de discutir quién tiene criterio para dar por bueno un parte.
• Revisar por obra, no por montón. Quince partes de la misma obra se revisan con criterio, porque el contexto es el mismo y las jornadas se encadenan. Quince partes de cuatro obras distintas no se revisan: se firman.
• Que el operario no se quede esperando. La jornada se cierra con la conformidad de la constructora, que es la que no se puede recuperar. La revisión interna va después. Si la firma del encargado bloquea el cierre del parte en obra, el circuito se atasca solo y encima pone en riesgo la firma que sí importa.
• Guardar el parte tal y como salió de la obra antes de que empiece el viaje: foto al parte firmado y numeración, que están detalladas en lo que cuesta el parte en papel. Con talonario, esa foto es lo más parecido a un precinto que hay.

Cómo lo plantea Werqo

En Werqo el jefe de obra de la constructora firma siempre en la obra, con el dedo, en el móvil del operario. Si el encargado está allí, firma a continuación en esa misma pantalla, como siempre; si no está, el parte queda a su nombre y firma después desde su móvil. Al firmar en obra el parte queda precintado, y antes de dejar firmar al encargado el sistema comprueba que sigue intacto: él no puede corregir nada, o lo da por bueno o lo devuelve con un motivo. Si a los tres días no ha firmado le llega un recordatorio, y a los siete el aviso va también al administrador de la empresa.

El flujo completo, con los tres caminos y el precinto, está en la sección de la firma del encargado.

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